¿Has oído hablar de Zapier o sabes para qué se utiliza? Se trata de una herramienta online que permite automatizar flujos de trabajo. Mediante esta herramienta se pueden conectar aplicaciones como Gmail, Dropbox, Google Contacts, Shopify o Mailchimp, así como otro millar de apps.

De este modo podemos automatizar tareas y procesos gracias a una acción que denominada “zap”, sin la necesidad de conocer programación. Esto es debido a que Zapier permite que las distintas herramientas “se comuniquen” entre sí, para ejecutar dichas tareas.

Por ejemplo. Imagina que incluyes un nuevo contacto y lo añades a Google Contacts, pero a la vez necesitas incluirlo en tu lista de suscriptores de MailChimp. Hasta ahora completarías los datos primero en Google y luego en MailChimp o a la inversa. Con Zapier esto ya no es necesario. Gracias a un “zap” puedes automatizar esta operación y solo agregar los datos una única vez.

Con esto tenemos dos ventajas:

• Ahorro de tiempo. Lo que tardas normalmente 15 minutos, ahora solo tardarás dos minutos y una única vez.
• Evitamos cometer errores. A veces al copiar cometemos alguna equivocación

¿Cómo se crea un zap?

Es muy sencillo.

•  Primero habrás de registrarte en Zapier. Tendrás 14 días para probar esta herramienta con Zaps ilimitados. Después deberás optar por uno de sus tres planes de pago (starter, professional o teams)
• A continuación deberás elegir las 5 apps que más utilices: Gmail, Twitter, Facebook, WordPress, Mailchimp…
• Ahora para crear un zap deberás seleccionar dos aplicaciones (activador y acción) que quieras comunicar entre ellas.
• Elige la acción que activará zap
• Define las variables.
• Define filtros (hay varios dependiendo la app seleccionada).
• Definir la acción producida por la segunda aplicación-
•  Prueba, pon un nombre y activa tu zapier.

Veámoslo con un ejemplo.

• Queremos que cada vez que se manden las campañas de Mailchimp se envíe un Tweet automáticamente.
• Para ello lo primero que haremos es crear un zap. Elegiremos nuestra cuenta de mailchimp y nuestra cuenta de Twitter.
• Así cada vez que creemos una campaña Mailchimp, el enlace se publicará en la cuenta de Twitter que hayamos elegido.
• Zapier también te da la posibilidad de publicarlo en una lista de Twitter.

Ejemplos de zaps

Puedes crear zaps para las siguientes acciones:

En redes sociales

• Monitoriza cuando alguien te menciona.
• Publica tus feeds RSS favoritos en las redes sociales.
•   Publicar el estado de Facebook en Twitter o a la inversa.
•  Comparte tus tweets favoritos en Facebook.
• Comparte tus fotos de Instagram en Facebook.
•  Agradecer a los seguidores de Twitter e iniciar una conversación.
•  Añade tus seguidores más influyentes en una lista.
• Dar las gracias aquellos seguidores que comparten tu contenido.

Organización y gestión de eventos

Enviar un aviso recordando a tus suscriptores 15 minutos  para que comience el evento. (Por ejemplo de un seminario online).

Blogging

•  Encontrar ideas para tus artículos del blog integrando Feedly  para suscribirte a nuevos blogs, compartir los artículos en tus redes sociales, etc.
• Crear un borrador en WordPress cuando se crea una nota en Evernote.
•  Envía automáticamente una publicación a Facebook cuando se publica un nuevo post.

Conseguir nuevos contactos

• Agregar suscriptores a una lista de Mailchimp cuando se completa un formulario.
•  Agregar un contacto de Google a una lista de MailChimp
•  Añadir un suscriptor a una lista de Mailchimp cuando compre un producto en woocommerce o se haga una compra vía PayPal.
• Copia una lista de MailChimp a otra usando filtros.
• Guardar los contactos de Gmail en la memoria con una nota de Evernote.
•  Manten el contacto con los posibles clientes agregando a los encuestados de formularios de Typeform a su lista de correo en MailChimp.

Organización de los contactos

• Envía un nuevo suscriptor a su boletín de noticias directamente en el intercomunicador.

Recibir alertas en el móvil

•  Activar recibir un SMS, cada vez que recibas un email con la palabra “urgente” en el asunto.
• Enviar o recibir un recordatorio para un evento.
•  Recibir un SMS cuando un usuario concreto de Twitter haga una publicación o cuando un usuario realice un comentario en nuestros artículos.

Organizar proyectos

• Mantén organizados tus proyectos copiando nuevas tarjetas Trello en Evernote.

Estos son algunos ejemplos de las múltimples integraciones que se puede realizar con Zapier. Además puedes conectar dos o más aplicaciones para automatizar tareas repetitivas. No hay que saber programar ni solicitar a un desarrollador que realice un código. Tan solo utilizar esta herramienta online y unos pocos clics.

De esta manera, podrás mover y organizar los datos de tus aplicaciones web sin necesidad de hacerlo manualmente porque se genera de forma automática. Así te será más fácil centrarte en tu trabajo.